La gestión de archivos se ha vuelto imprescindible en todas las organizaciones a nivel mundial. Administrar el gran volumen de información contenida en inmensos almacenes o archivadores se volvió tortuoso con el paso de los años debido al gran volumen de documentos, lo que ameritó crear un sistema analógico de clasificación que ayudará a mitigar el problema por un tiempo.
Sin embargo, las empresas se fueron transformando y, al mismo tiempo, crearon más archivos que necesitaban almacenamiento. Ese sistema de guardado rudimentario poco a poco se volvió inviable por el alto impacto medio ambiental debido a la cantidad de papel. El costo de almacenamiento de los archivos y pago de personal especializado para administrarlos fueron otros factores determinantes.
Gestión de archivos con un software DAM
La gestión de archivos con un software DAM tuvo un antes en una época donde los diskettes, CD’s y pendrive dominaban el mercado. Con esa tecnología se logró a reducir la cantidad y el tamaño de los archivos a simples dispositivos que podían ser transportados con facilidad.
Pero su origen trajo consigo otro gran problema, la seguridad necesaria para mantener los datos almacenados bien resguardados. Es ahí donde otro paradigma evolucionó y generó la necesidad imperiosa de crear un sistema eficaz que brindara facilidad de gestión y blindaje de información.
Digital Asset Management o software DAM es un completo programa que se encarga de almacenar, localizar y recuperar de forma efectiva cualquier información. Su implementación es muy sencilla y rápida. Este tipo de software se encarga de centralizar en un mismo ambiente todos los documentos necesarios dentro de una organización.
Ventajas de la gestión de archivos con un software DAM
La principal ventaja de la gestión de archivos con un software DAM es el almacenamiento basado en la nube. Esto permite a los usuarios un rápido acceso a los documentos y archivos compartidos en su entorno.
Se puede ingresar desde cualquier lugar con conexión a internet, siempre que cuente con las credenciales necesarias. En su casa, en la oficina o viaje de negocios, podrá tener acceso a sus archivos importantes sin importar donde se encuentre.
Este acceso rápido también le dará la posibilidad de compartir cualquier documento o archivo con quien lo desee. La importancia de los software DAM se basa en la versatilidad y factibilidad en su uso, acceso y compartido.
Con un alojamiento de archivo local, usted siempre estaba expuesto a la pérdida repentina de archivos. El software DAM elimina este riesgo ya que permite almacenar documentos en la nube.
La información que usted guarda en los servidores con software DAM será siempre duplicada en otros servidores. Todo para garantizar la máxima seguridad sus datos y archivos fundamentales para el funcionamiento de la organización.
Estos servidores son inmunes a los daños tradicionales de un ordenador portátil o de escritorio; o a los ataques masivos de hackers que intenten obtener acceso a sus documentos confidenciales.
Otro factor clave de este tipo de programas es que agiliza el flujo de trabajo entre los componentes de una empresa, es decir, permite que la producción y distribución de contenido sea eficaz, ordenada e ininterrumpida.
También integra herramientas enfocadas en la seguridad, almacenaje y distribución. De esa forma, podrá asignar las tareas competentes de acuerdo al talento o recurso humano que necesite tener acceso a ella.
Permite dividir cada segmento de la información almacenada en el software DAM, de ese modo cada unidad empresarial tendrá acceso a los datos que requiera gestionar.
Eso garantizará el acceso eficaz con tan solo unos clic. Lo que repercute en una optimización de los tiempos de producción y cumplimiento de metas diarias.
