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Workflow para automatizar la producción de contenidos

Workflow para automatizar la producción

El término workflow (flujo de trabajo) hace referencia a un proceso existente dentro de una organización. En el contexto informático, todo flujo demanda software, hardware y capital humano para su correcta ejecución. Sin embargo, cuanto mayor sea la ausencia de automatizaciones en el proceso, más responsabilidades quedarán en manos de los usuarios.

Es por eso que las soluciones informáticas actuales incluyen automatizaciones dentro de sus planes de licenciamiento. Adicionalmente, existe la posibilidad de integrarse con otras aplicaciones conocidas en el mercado (como la suite de Microsoft o aplicaciones de Google) con el propósito de evitar la doble carga manual de información de una plataforma a otra.

¿Qué se logra con las automatizaciones? Desaparecer el trabajo manual y repetitivo que requiere muchas horas/hombre y traspasarlo a un software. En el caso de la automatización de contenidos, lo que se pretende es agilizar la producción dejando de lado, por ejemplo, tareas como la carga manual de precios en catálogos, organización de páginas, publicación del mismo contenido adaptado a otros formatos, entre otros.

En Consultora Inusual ofrecemos opciones de workflow para automatizar la producción de contenidos. Conoce a detalle las características del producto.

¿Qué puede incluir un workflow para automatizar la producción de contenidos?

Automatización

Tu equipo de trabajo podrá disponer de más tiempo para realizar tareas creativas que aportan más valor. Con un workflow, el personal podrá, por ejemplo, trabajar en simultáneo sobre la misma plantilla, automatizar tareas de rutina y, adicionalmente, se podrá supervisar el avance de los activos digitales.

Accesibilidad

Los workflow son soluciones basadas en la nube que se pueden instalar en un servidor local. Siempre que estén dadas las condiciones a nivel de conectividad, se puede acceder a la plataforma desde cualquier lugar sin necesidad de instalar una aplicación adicional.

Multiplataforma

Un workflow para automatizar la producción de contenidos se puede utilizar en Windows o macOS. Además, existe la posibilidad de integrarse con aplicaciones de Microsoft y Apple, o suite de productos como Adobe que son de uso común en la creación de contenidos.

Productividad

Un flujo de trabajo bien implementado puede incrementar la productividad hasta en un 30%. Gracias a las automatizaciones, el personal invertirá menos tiempo realizando tareas repetitivas y podrá dedicarse a tareas creativas que aporten más valor en la creación de contenido.

Reducción de costos

Cuantos más procesos de creación de contenidos se automaticen, menos personal se requerirá para gestionar activos digitales. En este sentido, puedes incrementar la producción de contenidos sin necesidad de contratar más personal.

Control de usuarios

Además de impedir que los usuarios tengan acceso a archivos sensibles, el workflow tampoco permite la interferencia de tareas gracias a la definición de roles. Por lo tanto, un usuario no podrá trabajar sobre activos digitales que no le corresponden.

Workflow para automatizar la producción

Preguntas frecuentes

Cuando se requiere mucho personal para gestionar activos digitales o el equipo creativo debe invertir muchas horas de trabajo en tareas repetitivas. En concreto, este tipo de plataformas es ideal para organizaciones con grandes equipos destinados a la producción de contenidos.

El costo es variable. Todo depende de la cantidad de usuarios, la infraestructura tecnológica disponible, la cantidad de licencias que deban adquirirse y las personalizaciones a nivel de plataforma que se requieran.

Ciertamente, la inversión en un proyecto de este tipo no es inferior a USD 1,500.00 debido a su complejidad y cantidad de horas de trabajo que exige.

No. Los ERP cumplen un propósito más administrativo, pues su principal ventaja es que permiten centralizar toda la información de la empresa en una única plataforma. De hecho, a nivel de activos digitales, los ERP facilitan la gestión, mas no la automatización en su creación y diseño.

Los workflow enfocados a la automatización de contenidos están enfocados en automatizar la producción de activos digitales. Algunas de las cualidades más destacables son:

  • Permitir que dos o más personas editen en simultáneo el mismo archivo. Incluso se puede impedir que un usuario edite fragmentos del archivo que no le corresponde.
  • Cargar información de forma automática en los activos digitales. Por ejemplo, enviar información de listas de precios creades en un Excel a la página de un catálogo sin necesidad de intervención humana.
  • Gestionar de forma más eficiente los contenidos. Se pueden clasificar mejor los activos digitales, definir roles de acceso y obtener reportes estadísticos.
  • Transformar el contenido existente en nuevos formatos de manera automática. Por ejemplo, convertir la información diagramada en una revista a un formato más amigable para web.

Sí, siempre y cuando cuentes con las licencias necesarias o el proveedor de tus aplicaciones brinde acceso a los API de los productos.

Sí, los workflow para automatizar la creación de contenidos son personalizables para que se adecúen a la realidad de tu organización.

En caso de que tu infraestructura tecnológica no esté preparada para implementar un flujo de trabajo, necesitarás invertir en hardware. Los requisitos más habituales son:

  • Un servidor adecuado para instalar el workflow y capaz de soportar el tráfico de usuarios.
  • Una red estable. Se recomienda que todas las estaciones de trabajo sean idénticas en hardware y cuenten con el mismo sistema operativo.
  • Evitar que los usuarios instalen aplicaciones no autorizadas. En ocasiones pueden generar conflictos al usar la plataforma.

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