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Software DAM para gestionar activos digitales

Software DAM para gestionar activos digitales

Conforme crece una organización, la cantidad de activos digitales almacenados también incrementa. Además, a eso hay que sumarle el histórico de archivos producto de las operaciones de rutina. Almacenar sin control no es un problema hasta que los usuarios tienen que invertir horas de producción buscando archivos en laberintos de carpetas. ¿Cómo te puede ayudar entonces un software DAM?

En un principio, nombrar correctamente los activos digitales y organizarlos mejor en carpetas compartidas puede solucionar el problema. Sin embargo, cuando la cantidad de archivos es muy grande (imagine por lo menos unos 10 mil), hace falta usar información incrustada en los archivos para clasificarlos mejor y agilizar las búsquedas.

Desafortunadamente, sistemas operativos como Windows y macOS, o servicios de almacenamiento en la nube como Google Drive, OneDrive o Dropbox, no permiten gestionar los activos digitales a través de data incrustada en los archivos. Para esta necesidad, existe el software DAM.

En Consultora Inusual ofrecemos opciones de software DAM para que puedas gestionar de forma más eficiente tus activos digitales. Conoce a detalle las características del producto.

¿Qué puede incluir un software DAM?

Búsqueda ágil

Un buscador con mejor filtro permite encontrar archivos con más facilidad. El hecho de que el software para gestionar los activos digitales sea capaz de leer la data incrustada en los archivos permite hacer búsquedas mucho más específicas.

Seguridad de activos

Para evitar que todos los usuarios accedan a archivos sensibles, todo software DAM cuenta con gestión de permisos. De esta forma, se garantiza la seguridad de todos los activos digitales almacenados.

Optimización de espacio

Gracias a la existencia de una herramienta de búsqueda más ágil, resultará mucho más sencillo detectar archivos duplicados. Además, el hecho de que los usuarios puedan encontrar los activos digitales con facilidad, evitará que hagan duplicados para crear atajos.

Accesibilidad

Este tipo de herramientas son soluciones web. Por lo tanto, puede ser instalado en un servidor local o en la nube para que sea accesible desde cualquier lugar con conexión a internet. Los usuarios no tendrán que instalar aplicaciones adicionales para hacer uso de la plataforma.

Simplicidad

Un software DAM cuenta con una interface igual de intuitiva que el explorador de archivos de Windows o macOS. La gran diferencia es que permite agregar metadata (descripción, etiquetas, autor o categoría) en los archivos que servirá para clasificarlos mejor. De hecho, estos cambios también se pueden hacer de forma masiva.

Productividad

Gracias al uso de un buscador más robusto, los usuarios invertirán menos tiempo haciendo largas búsquedas en laberintos de carpetas. Por lo tanto, tendrán tiempo libre para invertir en tareas más productivas para la organización.

Software DAM para gestionar activos digitales

Preguntas frecuentes

El costo es variable. Depende de la cantidad de archivos que necesitas almacenar y de cuántos usuarios deben tener acceso a la plataforma. Asimismo, influye en el costo la localización de los archivos, es decir, si estarán en un servidor local o en la nube.

Tomando en cuenta estas variables, resulta difícil aterrizar una cifra. Sin embargo, en una pyme la inversión inicia oscilaría entre USD 500.00 a USD 2,000.00 y el mantenimiento anual cerca de USD 500.00.

Principalmente, la necesidad surge cuando los usuarios deben invertir muchas horas buscando archivos. El segundo motivo más importante, es cuando hace falta clasificar los activos digitales de forma mucho más específica, como fechas de caducidad, autor, etiquetas y descripciones detalladas.

Otra ventaja es que se puede incorporar un flujo para clasificar los archivos por estatus. De esta forma, el equipo de trabajo tendrá muy claro el avance de cada proyecto.

El límite del almacenamiento puede estar determinado por la licencia contratada (número de archivos o peso total de todos los activos digitales) o la capacidad del disco duro del servidor (peso total de todos los archivos). En general, la posibilidad de almacenar grandes cantidades de archivos está garantizada.

Se puede almacenar diversos formatos utilizados para elaborar piezas gráficas, contenido audiovisual, audios, catálogos o recursos de marca y productos.

No es necesario. Contamos con soluciones basadas en la nube en caso de que no te puedas permitir un servidor local.

Un servidor en la nube te puede ahorrar costos operativos. Sin embargo, si la cantidad de activos digitales es muy grande, es mucho más rentable contar con un servidor local, pues almacenar grandes cantidades de archivos en la nube suele resultar muy costoso.

El software es una herramienta de trabajo que te facilitará organizar los archivos, pero es necesario que alguien se dé la tarea de clasificar todo. Es decir, la plataforma no organizará los archivos de forma automática, también es necesario el parte humano.

Los activos digitales pueden almacenar metadatos que, por lo general, no son visibles para sistemas operativos como Windows y macOS, o servicios de almacenamiento en la nube como Google Drive, OneDrive o Dropbox. Esta data solo se puede gestionar con un software DAM.

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