Teletrabajo: Herramientas para hacer home office y no morir en el intento

Martes, 24 Marzo 2020 - 7:38pm
Consultora Inusual - Teletrabajo: Herramientas para hacer home office y no morir en el intento

Este 2020 nos ha tomado por sorpresa en muchos aspectos. Pero lo que no esperábamos es que todo el mundo se paralizara debido a una pandemia. No lo vimos venir y muchas empresas actualmente se enfrentan a un gran predicamento. ¿Cómo mantener sus operaciones a pesar de la cuarentena global?

Por suerte, la modalidad de teletrabajo es muy bien conocida por muchos profesionales, sobre todo aquellos que se dedican al emprendimiento online. Existen múltiples herramientas que podemos usar para hacer del teletrabajo mucho más llevadero. Lo importante aquí es seguir las operaciones y mantener a este mundo aún activo.

Herramientas para el teletrabajo

Para aquellos que nunca han trabajo bajo la modalidad de trabajo, esta nueva aventura les parecerá bastante complicada.

Pero, ¡no hay que entrar en pánico! Aún no. Por suerte contamos con muchísimas herramientas que han sido perfeccionadas a lo largo de toda esta década que está por terminar. Y sí, muchas de ellas son conocidas, pero ahora entenderás cómo pueden ayudarte durante tus labores diarias desde tu casa.

Colaboración en línea

Estamos acostumbrados a interactuar de persona a persona en la oficina. Reuniones van y vienen, compartimos conocimientos y también agilizamos las tareas pendientes entre todo el equipo.

Pero bajo la modalidad de teletrabajo integramos un vínculo online, y para alcanzar la mayor efectividad necesitamos de herramientas que nos permitan colaborar en línea.

El éxito de servicios en línea y basados en la nube radica precisamente en ese paradigma, la colaboración online en la que dos o más personas pueden interactuar en virtud de un mismo proyecto.

Documentos en línea

Dropbox ofrece un abanico completo en cuanto a la colaboración en línea. En cuanto a la creación y gestión de archivos de ofimática, Dropbox se integra a la perfección tanto con Microsoft Office y Google Docs.

Dos de los férreos competidores en ese sector, juntos en un mismo servicio y a tu disposición siempre que tengas una cuenta registrada, cuyo plan gratuito te da acceso limitado hasta 16GB de almacenamiento y a las mencionadas integraciones.

Almacenamiento en la nube

Por ser un servicio de almacenamiento en la nube, Dropbox te permite gestionar carpetas y archivos como si de un pendrive o disco duro se tratara. Podrás crear los que quieras, guardar la información que tu capacidad de almacenamiento te permita y dar acceso a diferentes usuarios con roles definidos.

Gestión de archivos pesados

Dropbox también permite gestionar archivos de gran tamaño y que solo son enviados una sola vez a través de su herramienta Dropbox Transfer. En la versión gratis te permite enviar archivos hasta 2GB, pero con la contratación de cualquier plan, podrás enviar archivos de hasta 100GB en segundos.

Dropbox Paper para reuniones en línea

Así mismo, permite realizar sesiones en línea de trabajo y en tiempo real con todo tu equipo. Como si se tratara de una reunión, pero esta vez el escritorio se encuentra online.

Hablo de Dropbox Paper, esta herramienta migrará tu escritorio físico a un entorno online, totalmente colaborativo y en donde todo tu equipo podrá interactuar y colaborar con la creación de todo lo que necesiten.

Con Paper podrás planificar reuniones en línea, sesiones de trabajo con tiempo estimado y también con revisiones puntuales de cada aspecto de tu proyecto.

Dropbox Showcase para presentaciones

Las reuniones para la presentación de algún proyecto no se detendrán durante la ejecución del teletrabajo. Con Dropbox Showcase podrás darle rienda suelta a tu creatividad en cuanto a la creación de presentaciones llamativas.

Este es el catálogo digital que necesitarás para convencer a tus clientes de que compren más de tus servicios o productos, así como a los aliados que requieran información actualizada sobre los avances de los objetivos del negocio.

Organización en línea

Te preguntarás cómo es posible organizar todas las tareas de una empresa, en virtud de lograr los objetivos mensuales y mantener un norte claro mediante la modalidad de teletrabajo.

La respuesta es muy sencilla: Con Asana o Clickup.

Los recomendamos ampliamente, cualquiera de los dos porque se adaptan a las necesidades que pueda tener tu empresa o emprendimiento de control de las ejecuciones de las tareas.

Tanto Asana como Clickup son herramientas que te permiten crear cadenas de tareas enfocadas al logro de uno o varios objetivos, así como al control de las acciones que se deban ejecutar en un tiempo determinado.

También te permite analizar y medir cuáles son las cargas de trabajo de cada componente del equipo, las tareas que se están ejecutando y cuáles son las que necesitan atención. ¡Nada quedará al aire con una herramienta de control y gestión de tareas!

También podrás hacer diseños de mapas u hojas de ruta mensual por departamento. Es decir, aquellos objetivos o tareas específicas que cada dependencia de la empresa debe lograr al cierre de cada mes y que te permita conocer en cuál nivel de desarrollo de encuentra un proyecto, si se está cumpliendo los tiempos de planificación, diseño y ejecución y más.

Tanto Asana como Clickup son herramientas basadas en la nube. Puedes ejecutarlas en la web, desde una aplicación instalada en tu ordenador o dispositivo móvil como tablet o smartphone.

Comunicación en tiempo real

El correo es cosa del pasado, además de ser ineficiente para mantener las comunicaciones corporativas en tiempo real.

Para eso contamos con varias herramientas que te serán bastante útil.

Slack

Slack es la reina indiscutible de las comunicaciones corporativas y no, no lo es ni WhatsApp ni Telegram y te explico por qué.

Tanto WhatsApp como Telegram, si bien son perfectas para comunicarnos diariamente, no lo son bajo un entorno colaborativo y corporativo. Principalmente porque son una fuente de distracción y de pérdida de información.

En cambio, Slack permite coordinar todas las comunicaciones internas de una mejor manera, así como apoyar en el proceso de creación y el trabajo en equipo colaborativo.

Slack establece un modelo de comunicación horizontal entre los involucrados en una organización. No hay trabas en el manejo del mensaje y en la información que es de vital importancia para cualquier empresa.

Además, mantener tanto nuestras vidas personales como la profesional separadas es importante. De esta forma estaremos garantizando que lo que hagamos en nuestro trabajo y en modalidad online, quede siempre asentado en un mismo ecosistema comunicacional.

Videoconferencias grupales y más

Las reuniones son nuestro día a día en cualquier empresa y durante el tiempo que estés trabajando desde tu casa, seguirá siendo así.

Con las reuniones podemos alinearnos, podemos conocer las inquietudes y propuestas de todo tu equipo sobre ese proyecto que están desarrollando y avanzar en virtud de ello.

Las conferencias son y serán siempre tu mejor aliada y por tanto necesitas de las herramientas adecuadas para desarrollarlas sin problemas.

Contamos con Zoom, Hangouts Meet de Google, Skype y la más reciente, Microsoft Team. En lo personal te recomiendo Zoom porque es simple y no requiere de clientes pesados para ejecutarse.

Cualquiera de las anteriores podrás usarlas en tu computadora, tablet o smartphone.

Podrás desarrollar tus reuniones de enfoque semanales con tu equipo, de negocios con tus clientes y cualquier otra persona que necesites. Solo necesitarás un dispositivo con acceso a Internet y una cuenta creada en cualquiera de esos servicios.

Gestión de clientes

Todo lo relacionado a comunicaciones y tratamiento de clientes pasa por una única plataforma, un CRM o Customer Relationship Management.

Es como esa popular agenda en donde tenías toda la información que necesitabas de tus clientes, pero ahora podrás acceder a ella a través de un solo servicio basado en la nube.

Puedes usar HubSpot u Odoo, este último es un sistema ERP (Enterprise Resource Planning) que incluye un CRM. Aunque también existen otros servicios populares y más con diferentes ventajas como Zoho, otro ERP. Cualquiera podemos recomendártelos.

Pero te preguntarás por qué es importante durante el teletrabajo y la respuesta es: Lo son y mucho.

No solo en una modalidad online, aquellas empresas que se centran en mantener y optimizar la experiencia de sus clientes requieren de un CRM. Con esta plataforma podrás centralizar todo lo relacionado con tus clientes y, aquellos analistas y usuarios que interactúen con ellos, tendrán acceso a una serie de datos de relevancia como:

  • Comportamiento en línea
  • Actualización de estatus según el funnel de conversión en donde se encuentre
  • Estado de la oportunidad de compra
  • Prever las posibles necesidades que tenga un cliente

Al contar con un CRM, tus clientes siempre estarán en el foco de tus objetivos comerciales; quienes sean los encargados de su administración y control, siempre tendrán la información necesaria en el momento oportuno para su tratamiento y eventual conversión.