Conforme la organización crece, la gestión de archivos a través de una plataforma única a la cuál puedan ingresar los trabajadores se convierte en una necesidad. Evitar archivos duplicados, modificaciones no deseadas, pérdida de información y simplificar búsquedas son algunas de las funciones que cumple una intranet. La existencia de este medio también permite reducir costos en hardware al optimizar el espacio disponible en el servidor de archivos.